در هر صورت قبل از اینکه از کارمندان بخواهیم به دفتر کار برگردند باید اطمینان حاصل کنیم که در آن محیط احساس امنیت، سلامتی و ارزشمندی میکنند.
مهارتها و عادات کار در خانه خیلی زود درک میشوند و توسعه مییابند، اما از طرفی برگرداندن صدها هزار نفر به محیط کار، کاریست نه چندان آسان و نیازمند صرف زمان زیادی است. در ادامه برخی از راهکارها در مورد اولین اقداماتی که شرکتها میتوانند در کوتاه مدت انجام دهند، آورده شده است.
اول از همه، دفتر کار شما جاییست که کارمندانتان بخش زیادی از روز را در آن می‌گذرانند. بنابراین باید این فضا برای آنها نه تنها کاربردی بوده بلکه از لحاظ بصری نیز زیبا باشد و در عین حال این افراد در آن احساس راحتی بیشتری داشته باشند. در نهایت نتیجه‌ای که از یک دکوراسیون زیبا و کاربردی خواهید گرفت، راندمان کاری بالاتر و بهره‌وری بیشتر کارمندانتان خواهد بود که به مرور زمان به روی کسب و کارتان نیز تاثیر خواهد گذاشت. اینکه بتوانید محیط کارتان را طوری طراحی کنید که خلاقیت کارمندانتان در آن زنده شود، می‌توانید شرکتتان را در مسیری که هدفتان است هدایت کنید. دکوراسیون محیط کار باید موجب شود کارمندتان تمایل بیشتری به حضور در محیط کارش داشته باشد، نه اینکه فکر کند مجبور به رفتن به کار است.
از سوی دیگر، دفتر کار شما جاییست که به احتمال زیاد مشتریانتان در آن حضور پیدا میکنند. طراحی دکوراسیون محیط کار برای آنها پیامی را به همراه دارد که بیانگر عملکرد و حرفه‌ای بودن شرکتتان است. این افراد پیش از اینکه با شما صحبت کنند دفتر کارتان را می‌بینند. بنابراین اولین تاثیرگذاری شما روی مشتری از این طریق صورت می‌گیرد. یک دفتر شلوغ و نامرتب که طراحی ضعیفی دارد، شما را در نظر مشتری یک کسب و کار نامرتب و سازماندهی نشده نشان می‌دهد. بنابراین می‌توانید ببینید که تاثیر ظاهر محیط کار شما به روی مشتری می‌تواند منجر به موفقیت بیشتر شما در حرفه‌تان باشد.
میز تحریر و میزهای اداری دیگر محدود به شکل‌های ساده سابق نیستند. می‌توانید با توجه محیط، آنها را طراحی کنید، طوری که داخل فضاهای خاص قرار بگیرند. سطح میزها ممکن است مستطیل، شبیه حرف «ال» و حتی نیم‌دایره باشد. در مورد سطح میز، ابعاد آن بستگی به نیازهای شما دارد. باید اندازه‌ای باشد که بتوانید وسایل ضروری خود را روی آن قرار دهید. جای کافی برای کامپیوتر، پرینتر، دیوایس‌های مرتبط، اسناد و مدارک و دفاتر و… داشته باشد.
به دلیل نیازهای متفاوت افراد، ابعاد سطح میز کار هم تنوع زیادی دارد و باید با توجه به نیاز خود انتخاب کنید. میزی انتخاب کنید که اگر تغییر مکان دادید، در همه جا به راحتی قابل استفاده باشد و برای گذاشتن آن در محیط مورد نظر با مشکل مواجه نشوید.
چند وقت پیش برای دیدن یکی از دوستانم، به دفتر مرکزی شرکتی بین المللی در یکی از محله‌های شمال شهر تهران رفتم. وارد ساختمان مجللی شدم و با آسانسور به طبقه? چهارم رفتم؛ جایی که هر چهار واحد موجود در آن طبقه را ادغام کرده و یک فضای بسیار بزرگ ایجاد کرده بودند.
از جنس چوب به کار رفته برای مبلمان تا تزئینات فضای اطراف، به ظاهر همه چیز در بهترین حالت خود بود. ولی چشم‌های کنجکاو من، به دنبال لایه‌های زیرین این ظاهر جذاب بودند!
میز دوست من از پنجره‌های بزرگ سالن اصلی دور بود. به نظرم در مقایسه با فضای بزرگ واحد، کنج تاریکی بود! از دوستم پرسیدم نور کم اذیتش نمی‌کند؟ او به لامپ مهتابی بالای سرش اشاره کرد و گفت قرار است مهتابی پُرنورتری تهیه کنند.
فصل زمستان بود و هوا کمی سرد. از دوستم پرسیدم اینجا چطوری گرم می‌شود؟ به پکیجی اشاره کرد که کمی آن طرف‌تر بود و گویا فقط هم همان طرف را گرم می‌کرد!
در مدت نیم‌ساعتی که آنجا بودم، در عین حالی که سعی می‌کردم آداب مهمان بودن را رعایت کنم، مدام سوال می‌کردم و هر بار هم چنین پاسخ‌هایی می‌شنیدم.
اما آخرین مشکلی که دیدم، باعث شد دیگر حرفی برای گفتن نداشته باشم؛ از دوستم خواستم مرا به سرویش بهداشتی دفتر راهنمایی کند. باید به خاطر شیوع کرونا دستم را می‌شستم و دستکش نویی دست می‌کردم. جایی را نشانم داد.
به سوی آن گوشه? سالن رفتم. با دو در روبه‌رو شدم، بدون هیچ نشانه‌ای. صاحب شرکت آنقدر توجه داشته که دو سرویس بهداشتی مجزا برای خانم‌ها و آقایان در نظر بگیرد، ولی متأسفانه هیچ نشانه‌ای نبود که کدام برای خانم‌هاست و کدام برای آقایان!
در راه برگشت به این فکر می‌کردم که با این همه هزینه‌ای که برای آن دفتر بسیار بزرگ شده، و ظاهر مجللی دفتر، خبری از رعایت کردن استاندارد های طراحی داخلی دفتر کار نبود. گویا مدیر آن مجموعه یا هیئت مدیره? آن شرکت یا سایر تصمیم‌گیران از وظیفه? خود در این زمینه آگاه نبودند.
آیا شما می‌دانید وظیفه? مدیران در زمینه? استانداردهای طراحی دفتر کار چیست؟
لابی و دفتر پذیرش معمولا اولین جایی است که هر کسی هنگام ورود به شرکت شما با آن مواجه می‌شود. بنابراین شما اولین تاثیر خود را به روی مشتری، کارمند، یا مدیران سایر شرکتها در این فضا ایجاد می‌کنید. با توجه به اینکه روزانه افراد زیادی از این سالن عبور میکنند، باید کفپوشی برای لابی انتخاب کنید که با هر بار قدم برداشتن ردی به روی آن باقی نماند و مقاومت بالایی داشته باشد. کفپوش‌های بادوامی که در عین حال برای این فضا زیبا نیز هستند شامل موارد زیر میشوند:
جلسات کاری امری غیرقابل اجتناب برای شرکت ها محسوب میشوند. اگر جلسه‌های زیادی که در طول هفته کاری برگزار می‌شود، شما را کلافه می‌کند، قطعا در داشتن این حس تنها نیستید. تحقیقات اخیر گروه تجاری دانشگاه هاروارد که اخیراً ۱۸۲ مدیر ارشد را در صنایع مختلف مورد بررسی قرار داد، نشان داد که:
✓ ۷۱٪ اظهار داشتند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد است.
✓ ۶۲٪ معتقد بودند که جلسات فرصت های همکاری تیم را از بین می‌برد.
بنابراین، نیاز است که شرایطی به وجود آورید که جلسات کاری پربار شود. مهمترین نکته در این راستا طراحی داخلی اتاق کنفرانس است. در زیر اصول کلی طراحی اتاق کنفرانس آورده شده است که می‌تواند به شما در بهبود فضای جلسات کمک کند. با این ایده‌ها می‌توانید از هر دقیقه‌ای که در جلسه صرف می‌کنید، بیشترین بهره را ببرید.
انعطاف پذیری در طراحی اتاق کنفرانس
انتخاب چیدمان متناسب با نیاز ها
نور طبیعی در محل کار مزیت های بسیاری را به همراه دارد. نورپردازی خوب نه تنها یک مؤلفه اصلی برای عملکرد و انگیزه کارکنان است، بلکه به طور مستقیم بر طراحی داخلی یک فضا تأثیر می‌گذارد. کارمندانی که در معرض نور طبیعی کافی قرار دارند، بیشتر در محیط کاری خود احساس راحتی میکنند.
اگر نمی‌توانید پنجره های بیشتری اضافه کنید، سعی کنید با پرده‌های تیره یا زخیم، جلوی ورود نور را نگیرید. استفاده از لامپ های طبیعی را نیز در نظر داشته باشید.
ترکیبی از نور طبیعی با نور مصنوعی مستقیم و غیرمستقیم، لایه هایی ایجاد می‌کند که فضای زیادی را پوشش می‌دهند. برای احساس بخشیدن به دفتر، لامپ هایی برای سقف و میزها خریداری کرده و در اطراف قسمتی که افراد در آن فعالیت دارند، قرار دهید.
فضاهای استراحت، محل پذیرایی و اتاق جلسات، از جمله قسمت هایی هستند که نورپردازی در آنها اهمیت زیادی دارد. بهره گیری از نورپردازی اکسنت، مانند استفاده از چراغ های آویز هم بسیار عالی است. زیرا می‌تواند مستقیماً در بالای میز کار آویزان شود که باعث زیبایی ظاهری و روشنایی بیشتر برای کارهای تمرکزی می‌شود.
طراحان داخلی در سراسر جهان بر اهمیت رنگ تأکید میکنند. بنابراین هنگام تغییر در دکوراسیون دفتر کار به رنگ ها توجه ویژه ای داشته باشید.
رنگ ها تحول عظیمی در زندگی انسان به وجود می‌آورند. ممکن است متوجه آن نباشیم، اما رنگ های اطراف تأثیر عمیقی بر روحیه و عملکرد مغز ما دارند. مطالعه ای در دانشگاه تگزاس نشان داد که کارکنان شاغلی که در دفاتر کاری با رنگ‌های سفید و یا آبی مشغول به کار هستند، عملکرد و رضایت شغلی بالاتری دارند. در واقع رنگ های طیف آبی را می‌توان به عنوان رنگ بهره وری در نظر گرفت.
یک دیوار با رنگ یا کاغذ دیواری جذاب، چشم ها را به خود جلب کرده و کل نمای یک فضا را تغییر می‌دهد. از رنگ هم می‌توان برای برجسته کردن ویژگی های معماری یا جلوه‌های بصری جداگانه در یک طرح اداری باز استفاده کرد.
روانشناسی رنگ یک فاکتور مهم در طراحی و تغییر دکوراسیون دفتر کار است و توجه به آن در محیط های اداری هوشمندانه خواهد بود. مقداری رنگ انگیزشی، الهام بخش، تسکین دهنده و قدرتمند در سراسر محل کار خود به کار ببرید. سبز، آبی، زرد، صورتی و بنفش رنگ های مختلفی هستند که میتوانند به تغییر فضای اداری و افزایش خلاقیت، اشتیاق و بهره وری کارمندان در محیط کار کمک کنند.
با توجه به اینکه فضای کاری باید محیطی برای مولد باشد، استفاده از مفاهیم مینیمالیسم به آن کمک خواهد کرد. جای تعجب نیست که طراحی داخلی مینیمالیستی به جهت زیبایی، سادگی و کم کردن المان های اضافی که موجب حواس پرتی میشوند، گزینه ای محبوب برای دکوراسیون های اداری محسوب می‌شود.
طراحی دکوراسیون داخلی محل کار مینیمالیستی شامل انتخاب مبلمان بر اساس سادگی و کاربردی بودن آنهاست.
یکی دیگر از نکات طراحی داخلی دفتر، استفاده از رنگ ها و تم است. طراحی مینیمالیستی مضامین رنگی یکنواخت را شامل می‌شود که قدیمی نمی‌شود و به کمترین میزان به به روز رسانی نیاز دارد. این تم را می‌توان بر اساس رنگ آرم یا تصویر نام تجاری شرکت انتخاب کرد. حتی می‌توانید با استفاده از رنگ های مختلف؛ تیم های مختلفی را در دفتر خود تقسیم کنید و میزهای کاری آنها را متناسب با نوع کار سفارشی کنید.
